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Throw Away The Fax Machine – A Guide To Online Fax Tiramos la máquina de fax - Una guía a la línea de fax

by: Kimble Young por: Kimble joven

Have you ever felt like throwing the fax machine out the window? ¿Alguna vez se sintió como tirar la máquina de fax a través de la ventana? Well you may not know it but you can, not literally please. Bien puede que no lo saben pero se puede, no literalmente, por favor.

There have been services available for some time which allow you to take your fax needs online and save yourself the hassle of wrestling with the fax machine. Se han producido los servicios disponibles desde hace algún tiempo que le permiten tomar sus necesidades en línea de fax y ahórrese la molestia de lucha libre con la máquina de fax.

Any provider should be able to supply you with a basic fax-to-email service. Cualquier proveedor debe estar en condiciones de la oferta con una base de fax-a-servicio de correo electrónico. You are usually assigned your own fax number and any faxes sent to this number are then attached as an image file to an email. Usted está normalmente asignado su propio número de fax y cualquier faxes enviados a este número se adjunta como archivo de imagen a un mensaje de correo electrónico. That is then delivered to your email account. Que posteriormente se transmiten a su cuenta de correo electrónico. You will need to keep your fax machine for sending faxes but you can set it to not answer the phone and keep it on your main business line. Usted necesitará para mantener su máquina de fax para enviar faxes, pero puede configurarlo para no contestar el teléfono y guárdelo en su principal línea de negocio.

Most but not all fax services also provide a facility to send faxes by email, web or straight from the desktop. La mayoría pero no todos los servicios de fax también proporcionan un mecanismo para enviar faxes por e-mail, web o directamente desde el escritorio. This feature can be utilised to send invoices or forms to customers without first needing print and then fax the document. Esta característica se puede utilizar para enviar facturas o formularios a los clientes sin necesidad de imprimir y luego por fax el documento. Fax-to-email allows you to compose an email to faxnumber@provider.com and attach each document you want to be faxed. Fax-a-correo electrónico le permite componer un mensaje de correo electrónico a faxnumber@provider.com y adjuntar todos los documentos que desea ser enviadas por fax. You are then notified by email when your fax is complete. Usted se encuentra a continuación, notificación por correo electrónico cuando su fax está completo.

Traditionally enabling your business to fax has meant ordering a separate phone line and number and purchasing a fax machine or fax software for each user. Tradicionalmente, permitiendo que su empresa ha supuesto fax de pedido una línea telefónica y el número y la compra de una máquina de fax o software de fax para cada usuario. Which is an expensive proposition for a communications channel that is still essential but often rarely used these days. ¿Qué es una propuesta costosa para un canal de comunicaciones que sigue siendo esencial, pero a menudo raramente utilizado estos días. With online fax services these costs are all rolled in to a single monthly fee which is paid to your fax provider. Con los servicios en línea de fax estos costes se rodó en todos a una sola cuota mensual que se paga a su proveedor de fax. Often this fee is just a fraction of the cost of phone line rental alone. A menudo, esta tasa es sólo una fracción del costo de alquiler de líneas de teléfono por sí solo. Add the savings in paper and ink and using an online fax service starts to make a lot of sense. Añadir el ahorro en papel y tinta y en línea usando un servicio de fax empieza a hacer mucho sentido.

If your customers fax through a lot of forms that you need to process and archive you’ll know how tedious it can be to flick through a whole binder just to find a specific fax. Si sus clientes de fax a través de una gran cantidad de formas que usted necesita para procesar y archivar sabrás cómo tedioso que puede ser simple a través de un conjunto de carpetas sólo para encontrar un fax. With an online fax service your fax correspondence can be filed along with all your electronic correspondence. Con una línea de fax servicio de fax de su correspondencia puede ser presentada junto con toda su correspondencia electrónica.

Points to consider when choosing a provider: Puntos a considerar al elegir un proveedor:

• Do you receive your own dedicated number? ¿Recibe su propio número dedicado? Some virtual office providers for example will place you on a shared number and your faxes may be seen by anyone. Algunos proveedores de la oficina virtual, por ejemplo, tendrá lugar en que una visión común y su número de fax puede ser visto por nadie.

• File formats: Make sure the provider can email you in a format that suits you. Formatos de archivo: Asegúrese de que el proveedor de correo electrónico que usted puede en un formato que se adapte a usted. Most will send in a common format like PDF but others may use obscure formats that require special software to read. La mayoría enviará en un formato común como PDF, pero otros pueden usar formatos oscuros que requieren software especial para leer.

• Do they have a method of sending faxes that suits you? ¿Tienen un método de envío de faxes que se adapte a usted? Some will offer you a choice of methods; ranging from basic email-to-fax through to desktop clients which will allow you to “print” directly to a fax. Algunos le ofrecerá una selección de métodos que van desde la base de correo electrónico a través de fax para clientes de escritorio que le permitirá "imprimir" directamente a un fax.

• Is there an area code that will be local for your customers? ¿Existe un código de área que serán locales para tus clientes? Even if you are a regional business you may want to consider a metropolitan fax number if your customers are located there. Incluso si usted es una empresa regional puede considerar un área metropolitana el número de fax si sus clientes se encuentran allí. Remember, you now have the choice. Recuerde, usted ahora tiene la opción.

There are some things to be aware of when switching over to online fax: Hay algunas cosas a la hora de cambiar a línea de fax:

The first is that a fax machine makes a copy of a piece of paper and that online faxing makes a copy of an electronic document. La primera es que una máquina de fax hace una copia de una hoja de papel y fax en línea que hace una copia de un documento electrónico. You’ll no longer be able to rapidly scribble out a note and fax it anymore. Usted ya no ser capaz de garabatear rápidamente a una nota de fax y más. However, you can just as rapidly send a quick memo by email-to-fax or through a fax printer. Sin embargo, usted puede enviar lo más rápidamente una breve nota por correo electrónico a fax oa través de un fax impresora. Filling out a form that has been faxed to you is no longer simple but it can be done by opening the fax in an image editing program and typing with the text tool. Rellenando un formulario que ha sido enviado por fax a usted ya no es sencillo pero se puede hacer abriendo el fax en un programa de edición de imágenes y escribir con la herramienta de texto.

The second caveat is that you may be used to signing almost every fax you send, this is no longer possible as there is no paper stage. La segunda advertencia es que puede ser utilizado para la firma de casi todos los fax que envía, esto ya no es posible ya que no hay papel. The author recommends that if you have access to a scanner you can scan your signature and save it as a black and white image ready to be inserted at the footer of every document you type up. El autor recomienda que si tiene acceso a un escáner puede escanear su firma y guardarlo como una imagen en blanco y negro listo para ser insertado en el pie de página de cada documento que escribes.

All in all if your staff don’t use the fax machine much, or use it for a lot of repetitive work, then faxing online can save you a lot of money in ink, paper, communications costs and most importantly - productivity. Con todo, si su personal no utilice la máquina de fax mucho, o utilizarlo para un montón de trabajo repetitivo, luego de fax en línea puede ahorrarle mucho dinero en tinta, papel, gastos de comunicaciones y lo que es más importante - la productividad. If you can’t give up the routine of walking up to the fax machine with a piece of paper then you might still consider online faxing; but only to receive your faxes. Si no puede renunciar a la rutina de caminar hasta la máquina de fax con una hoja de papel entonces usted puede ser que todavía consideran en línea de fax, pero sólo para recibir sus faxes. Remember to turn off the auto answer feature of your fax machine. Recuerde que debe apagar la función de respuesta automática de su máquina de fax.

About The Author Sobre el autor Kimble Young is the product development manager for Fax Online an Australian online fax services provider. Kimble es el joven director de desarrollo de productos en línea de fax para una línea de fax de Australia proveedor de servicios. He has many years experience in the communications and Internet industries. Él tiene muchos años de experiencia en las comunicaciones y las industrias de Internet. http://www.faxonline.com.au http://www.faxonline.com.au

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